Preguntas Frecuentes

1. Entiendo que el valor que se muestra en el carrito de compras (cuadro azul), es el único pago a futuro que realizaré por la implementación y una especie de matrícula en su sistema. ¿No es pago anual?.

El pago inicial y único usted lo realiza por concepto de Licencia de uso de las funcionalidades adquiridas, configuración y capacitación del software BIOFILE, es decir por tomar su logotipo o imagen corporativa y diseñarlo para las fórmulas, historias clínicas y demás documentos que se generen a través del sistema con tal de que todo lo que se imprima este personalizado (adjunto imagen), como solo se realiza una única vez solo se cobra una sola vez, a menos que el cliente quiera volver a cambiar dichos diseños en un futuro.

2. ¿Cuál es el pago entonces que se puede hacer mensual, semestral o anual? ¿El que varía según el número de atenciones?.

El pago que se genera de acuerdo al número de atenciones en el periodo mensual, (mes vencido) es por concepto de almacenamiento de la información en la nube (internet) y soporte técnico, un ejemplo claro sería el servicio de energía eléctrica, el usuario paga de acuerdo a los kilowatt que consume, el cálculo se realiza de acuerdo a la tabla anexa en la propuesta.

3. ¿Si no hay atenciones en un mes debe pagarse la cuota mínima?.

De acuerdo, mientras mantenga la plataforma activa, si no la usa debe cancelar el valor mínimo que sería $37.500, si usted no va a usar el sistema por un tiempo prolongado (más de 6 meses), puede solicitar desactivar el servicio y esos meses no incurre en ningún gasto. (Mismo caso de un servicio público).

4. Dice que el número de usuarios es ilimitado. ¿Es decir que pueden acceder varios médicos de la sociedad y cada uno diligencia el programa con un login propio y firmas personalizadas?.

Es correcto, puede registrar la cantidad de médicos y/o personal administrativo que requiera sin NINGÚN COSTO ADICIONAL, ya que nuestra plataforma factura de acuerdo al número de atenciones que realice el profesional o centro médico. Cabe aclarar que cada médico maneja su propio login y firma independiente, lo único que compartiría seria la misma imagen corporativa, que se ha configurado previamente una única vez.

5. ¿Cómo es el sistema de protección de los datos de los pacientes que impida su acceso no autorizado? ¿Son vigilados por el sistema de salud? ¿Cómo garantizo esa obligatoria privacidad de la historia a futuro?.

Una vez se genera el pago expedimos un Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF), este documento es válido como requisito para habilitar el servicio frente a la secretaria de salud, para presentar en las auditorías y a la DIAN cuando necesite autorización de facturación.

Con respecto al manejo de la información y otros procesos puede consultar el acuerdo de términos y condiciones de BIOFILE, y la política de tratamiento de datos personales.

6. En caso de no querer continuar usando el sistema Biofile, ¿las historias clínicas me serán entregadas a mí?, como custodio legal de las mismas que soy frente al estado.

Cuando no desee continuar con nuestros servicios, debe enviar un correo electrónico a sistema@biofile.com.co, manifestando que ya no desea continuar con nuestros servicios.

Recuerde que la licencia del software es vitalicia y puede volver a solicitar la reactivación del sistema cuando lo necesite, vía correo electrónico y estar al día en los pagos.

Luego procederemos a entregar las historias clínicas en formato PDF, para que ustedes se encarguen de la custodia de dichos documentos, tal como lo ordena la ley.

RESOLUCIÓN 001715 DE 2005 - Artículo 2°. Modificar el artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999, el cual quedará de la siguiente manera:

"Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres (3) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el archivo central."

7. ¿Se puede acceder a la historia clínica digital y demás servicios a través de plataformas Mac e iOS?.

Por supuesto, al ser un sistema que funciona en la nube lo puede acceder desde cualquier sistema operativo de computador (Mac OS, Windows, Linux), de celulares o tablets (Android, iPhone, iPad etc.) usando un navegador WEB, en Mac o iOS recomendamos Safari o Google Chrome.

8. Tengo un grupo de amigos colegas y dueños de centro médicos, si se los refiero, recomendándoles su sistema, ¿obtengo algún beneficio?.

Tenemos un programa de referidos y también un modelo de distribución por corretaje en el cual retornamos un incentivo, ya sea en dinero o en servicios hasta del 30% sobre el valor que compre el referido que nos traiga.

9. Mi sistema operativo es un Mac por consiguiente todo es diferente hasta los navegadores por esta razón me pregunto: ¿esto interfiere de alguna manera con el Software?.

Nuestro sistema funciona en cualquier dispositivo (Computador de Escritorio, Computador Portátil, Tablet, Celular y Smart TV) y sistema operativo (Windows XP – 7 – 8 y 10, Linux, Mac OS, Android, iOS y Windows Phone), ya que trabaja a través de un navegador web (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari, Opera, Iceweasel, Konqueror etc), el único requisito técnico es que el dispositivo tenga una conexión estable a internet.

10. Como la Información va estar en un software que no es propiedad de mía o de mi centro médico ¿tendrían que firmar los pacientes la política de tratamiento de datos de la empresa u otro documento?.

La Política de privacidad está expuesta en nuestra página web, usted debe tener la suya propia y debe tener en cuenta nuestros alcances, la puede revisar así:

La política de tratamiento de datos personales, lo puede visualizar, imprimir y descargar a través de nuestra página biofile.com.co, en el menú que se encuentra al final de la página web.

11. En este momento mi empresa tiene una razón social, pero de pronto más adelante seria otra empresa ya que voy a crear otra estrictamente para la ser un IPS o centro médico ¿esto afectaría en algo?.

En términos de contratos no tiene ningún problema, solo es solicitar el cambio de razón social para efectos del Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF), lo que si debe tener en cuenta es que si va a realizar cambios en el logotipo y membrete debe cancelar nuevamente el diseño, ya que ese proceso lo realiza un diseñador gráfico independiente a nuestra empresa.

12. En el Contrato debería quedar anexo el valor de la implementación del software con sus ítems y que lo integra más los rangos que uno tiene que pagar por las atenciones.

El listado de Funcionalidades está consignado en la propuesta final que usted debe conservar para cualquier reclamación, el valor que va pagar va consignado en la factura, junto con la cantidad de funcionalidades compradas y los rangos que se deben pagar mensualmente se le entregan en la propuesta, sujeto a que pueden sufrir cambios dependiendo de la tasa de cabio del dólar y otros factores externos, así mismo dentro del Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF) en la cláusula 10 se aclara esta inquietud así:

"CLÁUSULA DÉCIMA: INTEGRALIDAD DEL CONTRATO. El presente contrato de licencia se interpreta integralmente con el Acuerdo Términos y Condiciones del Software Biofile, la Política de Tratamiento de Datos Personales, las Funcionalidades y módulos que se activarán, de acuerdo a lo adquirido por el USUARIO y las condiciones del servicio los cuales deben ser aceptados por el USUARIO al momento de iniciar el uso del Software."

13. Para imprimir las historias clínicas y prescripciones medicas ¿debo comprar una impresora especial, ¿Cómo se conecta con el sistema?.

No es necesario comprar impresoras ni equipos especiales, nuestro sistema siempre genera documentos PDF los cuales son un estándar internacional que le permite la portabilidad de los documentos.

Su consultorio o centro médico podrá usar los equipos de cómputo y dispositivos móviles con los que cuenta actualmente en su empresa, sin realizar actualizaciones ni inversiones adicionales.

14. La secretaria de salud me exige una serie de informes. ¿Cómo puedo acceder a ellos?.

Existe una gran cantidad de informes que exige la secretaría de salud, la superintendencia de salud y otras entidades del gobierno, depende del tipo de consultorio, centro médico o IPS, del tipo de contratación ya sea pública o privada.

Para dar solución a ésta inquietud nuestro equipo técnico puede trabajar de la mano con el encargado y ayudarle en la generación de dichos informes, sin embargo, dentro de nuestras funcionalidades ya existe una gran cantidad de informes predefinidos que exige la norma.

15. ¿Es posible saber en cuáles entidades de la salud ya está implementando el software y hace cuánto tiempo tiene el sistema?.

Puede consultar cuales son nuestros clientes actuales en la página web: https://biofile.com.co/nuestros-clientes y podemos decirle que llevamos más de 4 años con nuestro sistema en el mercado y nuestro equipo técnico lleva más de 8 años desarrollando software para el sector salud.

16. En el momento de implementar el software Biofile, ¿Cómo puedo pasar la información de las historias clínicas anteriores del sistema que tengo actualmente?.

Si es posible realizar una migración de datos, teniendo en cuenta que tiene un costo adicional, sin embargo, lo que recomendamos a nuestros clientes es que contrate a un auxiliar y transcriban dicha información, ya algunos de nuestros clientes han migrado más de 15 mil historias clínicas de esta manera.

17. ¿Dónde se aloja la Base de Datos y el sistema Biofile?.

Nuestro sistema se aloja en servidores dedicados, de la plataforma Microsoft Azure, la más estable y respaldada por una de las empresas más grandes a nivel mundial, adicionalmente debe saber que se realizan dos copias automáticas diarias de las bases de datos a las 12:25 y 18:45 las cuales se sincronizan automáticamente con otros servidores externos, esto con el fin de garantizar el resguardo de los datos.

18. ¿Por qué dicen que los servicios de Biofile están exentos del IVA?.

De conformidad con el Estatuto Tributario, artículo 476 (Servicios excluidos del impuesto sobre las ventas.), numeral 24:

24. Numeral adicionado por el artículo 187 de la Ley 1819 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:
Suministro de páginas web, servidores (hosting), computación en la nube (cloud computing) y mantenimiento a distancia de programas y equipos.